Các phím tắt dùng trong Excel

Đôi lúc con chuột của máy tính hơi “dở chứng” và việc “quẳng” nó đi nhiều khi lại là biện pháp hay nhất. Nếu gặp trường hợp như thế thì danh sách phím tắt dưới đây thật sự cần thiết cho bạn và cho cả những ai còn con chuột nhưng muốn thao tác nhanh hơn:

Phím tắt	Ý nghĩa
Enter	Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới
ESC	Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
F4 hay Ctrl+Y	Lặp lại thao tác vừa làm
Alt+Enter	Bắt đầu dòng mới trong ô
Backspace	Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn
Delete	Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn
Ctrl+Delete	Xoá tất cả chữ trong một dòng
Phím mũi tên	Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự
Home	Chuyển về đầu dòng
Ctrl+D	Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới
Ctrl+R	Chép dữ liệu từ bên trái qua phải
Shift+Enter	Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn
Tab	Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua phải vùng chọn
Shift+Tab	Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua trái vùng chọn

Phím tắt	Ý nghĩa
=	Bắt đầu một công thức
F2	Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô
Backspace	Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh
Ctrl+F3	Đặt tên cho vùng chọn
F3	Dán một tên đã đặt trong công thức
F9	Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở
Shift+F9	Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành
Alt+=	Chèn công thức AutoSum
Ctrl+;	Cập nhật ngày tháng
Ctrl+Shift+:	Nhập thời gian
Ctrl+K	Chèn một Hyperlink
Ctrl+Shift+”	Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
Ctrl+’	Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
Ctrl+A	Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức
Ctrl+Shift+A	Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức

Định dạng dữ liệu

Phím tắt	Ý nghĩa
Ctrl+1	Hiển thị lệnh Cell trong menu Format
Ctrl+Shift+~	Định dạng số kiểu General
Ctrl+Shift+$	Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân
Ctrl+Shift+%	Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)
Ctrl+Shift+^	Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân
Ctrl+Shift+#	Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm
Ctrl+Shift+?	Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân
Ctrl+Shift+&	Thêm đường viền ngoài
Ctrl+Shift+ -	Bỏ đường viền
Ctrl+B	Bật tắt chế độ đậm, không đậm
Ctrl+I	Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng
Ctrl+U	Bật tắt chế độ gạch dưới
Ctrl+5	Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa
Ctrl+9	Ẩn dòng
Ctrl+Shift+(	Hiển thị dòng ẩn

Sưu tầm

Continue...

Tìm kiếm Sheet trong Excel

Nghe tiêu đề có vẻ như đơn giản nhưng thật ra trong Excel không có chức năng tìm đến một Sheet bất kì theo tên cũng như không xếp các Sheet theo thứ tự chữ cái. Để tìm một Sheet trong excel thì phải cài thêm một Plug-in phụ. Sau khi tải về cài đặt và mở Excel lên ta sẽ thấy thêm một Toolbar mới:

Cửa sổ mới hiện lên cho phép bạn gõ tên Sheet cần tìm

Ngoài ra cái này còn hỗ trợ tìm theo Wildcard. Tức là chỉ cần tìm “cu*” thì sẽ tìm các Sheet có tên với 2 kí tự đầu là “cu”

Continue...

Các thủ thuật hay nhất trong Excel

Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tinhd đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này
Hiển thị đối số của các hàm

• Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).
• Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE
• Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

Tham chiếu các hàm

Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp.

Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.

1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.
2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.
3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.
3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.

Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter

Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))
Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.

Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu

Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.

Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter.

Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã rất “cố gắng” để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.

Hiển thị các ô hay dùng

Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

• Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.
• Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ sung dữ liệu “sống” từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.

Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (&Wink ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là “25 Departments”, gõ (=A1 & “Departments”), trong đó A1 chứa số 25.

Theo Tin Học & Đời Sống

Continue...

Tìm lại password File Word, Excel

Để bảo vệ tài liệu word, excel bạn nên đặt pass cho nó (Chắc là nhiều bạn đã biết đặt pass thế nào rồi). Mình chỉ nói sơ qua cho những bạn chưa biết

Trong word, khi lưu văn bản, bạn chọn Save As, trong hộp thoại đó chọn Tools -> Security Options…, và gõ pass vào ô Password to open -> OK

Nhưng việc đặt pass cũng gây không ít phiền phức khi qua một thời gian dài, bạn đã quên mất pass. Với phần mềm MS Word Excel Cracker sẽ giúp bạn tìm lại pass.

Trong ô Name tìm đường dẫn đến file word, excel rồi nhấn Start Attack

P/S : Bạn có thể tìm lại pass được thì người khác cũng có thể tìm lại pass mà bạn đã đặt trong file dữ liệu của bạn. Vì vậy, cách tốt nhất là bạn hãy bảo quản kỹ thông tin quan trọng của mình nha

Hoặc:

Theo Thuthuatblog

Continue...

tNumber2Text v2008: Tiện ích Việt dành cho MS Excel

tNumber2Text v2008 là một công cụ dịch số thành chữ tiếng Việt theo bảng mã Unicode cực nhanh và hiệu quả của tác giả Nguyễn Trung Tín. Chương trình hiển thị định dạng số theo kiểu English (United States): dấu phần ngàn là dấu phẩy, dấu số lẽ là dấu chấm, hỗ trợ đọc số có đến 28 chữ số. Bạn có thể tải tiện ích này tại địa chỉ http://tinyurl.com/pctips0935.

Trong giao diện tương tác, bạn nhập số cần dịch vào khung thoại số 1, phần dịch số thành tiếng Việt sẽ hiển thị tự động ngay ở khung thoại số 2 bên dưới. Sau đó, bạn có thể nhấp nút Copy vào Clipboard để dán vào địa chỉ tương ứng trên bảng tính Excel. Ngoài ra, tNumber2Text v2008 còn hỗ trợ chức năng đọc số đã nhập bằng tiếng Việt khi bấm nút Đọc số trên giao diện chính.

Theo Mediazone

Continue...